בין אם מדובר בחתונה, בר /בת מצווה, ברית או אירוע גיבוש מטעם העבודה, לכל אירוע שכזה ישנה מטרה מסוימת ומסר מרכזי. הדילמה במסגרת הפקת אירוע בוטיק מתעוררת יחד עם הצורך להרים את האירוע המוצלח והנעים ביותר הן עבור קהל המוזמנים והן עבור החוגגים עצמם. אירוע מוצלח ואיכותי איננו נדרש להפקות ענק גרנדיוזיות, הוא לא נדרש להיות אירוע המוני או ראוותני, אלא מספיק שיהיה מלא בקסם אישי, כמו כן מתוכנן ומושקע בצורה נכונה ומתאימה.
אירועי בוטיק יכולים לנחול הצלחה לא פחותה מאלו הגדולים יותר שמתאפיינים בהפקות ענק. אולם על מנת שאירוע קטן יהיה מוצלח, ישנו צורך ראשית להתייחס למספר גורמים הקשורים האחד לשני כגון מועד האירוע, אופי קהל המוזמנים לאירוע, תכנון מתאים ולבסוף סוג האנשים שאחראיים לארגונו והקמתו של האירוע.
להלן 3 מאפיינים בולטים של אירועים קטנים ומוצלחים, שיסייעו לכם להפיק בצורה טובה יותר את האירוע הבא שלכם:
- ראשית, הפקה של אירועי בוטיק מיוחדים, יכולה להיעשות על ידי שימת לב מרכזית לכמה שיותר פרטים וניואנסים קטנים, על מנת להפוך את האירוע לייחודי ויוצא דופן.
- מעבר לכך ניתן גם להתייחס לעיצוב של האולם בו ייערך האירוע, ולשלב בן רהיטים קצת פחות שגרתיים מאלו שמאפיינים את מרבית האירועים. ולבסוף יש לחשוב היטב על האוכל ולדאוג שיהיה איכותי ומוקפד.
- כמו כל סוג אירוע שהוא, גם אירוע בוטיק מתחיל בראש ובראשונה בתכנון. תכנון נכון עם היכרות ברורה של סוג האירוע, מי הקהל ומה הן הדרישות, יעזור לכם להפיק אירוע מצויין ולא להתפזר בתקציב.
מדוע תכנון מקדים הינו קריטי?
ישנה חשיבות גדולה להכנות המקדימות של האירוע, שכן להבדיל מאירועים גדולים, אירועי בוטיק רגישים מאד לכל שינוי שהוא. לדוגמא ניתן להביא מקרים בהם משנים את סידורי הפרחים, אם ומדובר בגן אירועים גדול במרכז הרי שהדבר לא ממש עשוי לבלוט או להיות מורגש בצורה ניכרת, אולם אם מדובר באירוע מצומצם יותר אין שום ספק ששינוי זה יבלוט מאד לעין. אם נרחיב את הדוגמא וננסה לחשוב על שינויים בתפאורה של המקום, במוזיקה או במנות האוכל נוכל להבין מדוע תכנון מקדים של אירועים קטנים הינו קריטי.
היכן לערוך אירוע בוטיק?
במידה ובחרתם לערוך את האירוע בגן אירועים באזור חיפה, שימו לב שגודל הגן פחות משנה ביחס ליכולתו להיות ערוך לקראת אירועים בעלי אופי מצומצם ואינטימי. אירועי בוטיק נדרשים ראשית למקום הולם ומתאים לכמות המצומצמת של קהל המוזמנים באותו האופן שבו אולם אירועים חייב להיות מרווח דיו כדי להכיל כמות של מאות אורחים ומשתתפים. לשם כך מומלץ לבדוק הן את הגודל של גן האירועים, כך שלא יהיה גדול מדי וייתן תחושה של ריקנות ודלילות בחלל, והן לעיצוב הכללי שנושא הגן.
במסגרת ההתייחסות לעיצוב קחו בחשבון שלא כל רהיט שמתאים לאירוע המוני וגדול יתאים לאירוע מצומצם, על כן מומלץ לשלב ריהוט הן בסדר גודל קטן יותר והן בעל אופי ייחודי, וכמובן שלא להתפשר על איכות. מעבר לכך יש להשקיע בעיצוב של השולחנות, הכיסאות וסידורי הפרחים שיהיו מונחים עליהם.
על אף שאירועים קטנים בדרך כלל למעשה נמדדים בפרטים הקטנים, בכל זאת אין שום ספק שאם אתם תהינו במהלך האירוע שלכם, ותצליחו להגשים חלום, קהל המוזמנים ירגיש בזאת וישתתף בשמחתכם.
המדריך נכתב בשיתוף גלריה 279 המציע גן אורבני ואולם בוטיק לאירועים מיוחדים באזור חיפה והקריות.
