כמעט לכל בעל עסק יש עובדים תחתיו. כל בעל עסק מודע לכך כי העסקת עובדים לעסק כרוכה בעלויות משמעותיות ביותר כאשר אחת העלויות המרכזיות היא כמובן התשלום לעובדים על עבודתם. מערכת נוכחות לעסק שתתאים לו באופן מדויק, תמנע בצורה הטובה ביותר את כל הטעויות אשר עלולות להיווצר בשלב ביצוע השכר החודשי של העובדים. שעון נוכחות יספק את הפירוט והמידע הנדרשים לבעל העסק על נוכחות העובדים שבמשרד. מכיוון שכיום ניתן למצוא לא מעט חברות המספקות שעוני נוכחות לעסקים מסוגים שונים, חשוב לבחור בחברה אשר תציע לכם שעון נוכחות אשר מתאים לצרכים של העסק שלכם, לכמות העובדים בעסק, לסוג העסק ולפרמטרים נוספים שיש לתת עליהם את הדעת.
מדוע שעון נוכחות הוא דבר חשוב לעסק?
חשוב מאוד ששעון נוכחות יהיה בכל עסק שיש בו עובדים. חשוב מאוד להבין כי טעות קטנה בחישוב של שעות העבודה של העובדים, יכולה להסב אי נעימות לעובד, היא יכולה לבזבז זמן עבודה יקר אשר יתבזבז למחלקת השכר בעבודה בחודש הבא והיא אף יכולה לגרום לכך שהעובד ינקוט באמצעים נוספים בשל הטעות שנגרמה לו. גם טעויות שמתבצעות לטובת העובד עלולות להיות בעייתיות. תשלום לעובד על זמן שלא עבד ואפילו לא נכח במשרד, עלולה להצטבר לסכומים משמעותיים ביותר וכן תשלום גבוה יותר על כמות שעות גדולה יותר מכפי שביצע בפועל, עלולים להצטבר לסכומים גבוהים וזאת בהתאם למספר העובדים וכן למספר שעות העבודה שאינן מדויקות ואף שגויות.
חשוב לדעת כי האחראיות להוכחת שעות העבודה של כל עובד חלה על המעביד. שעון נוכחות אשר מאפשר לתעד בצורה נכונה ומדויקת את זמן ההגעה של העובד למקום העבודה ואת זמן היציאה של העובד ממקום העבודה, מבטיח ראש שקט למעסיק אשר יכול להוכיח בצורה וודאית במידה ותעלה מחלוקת כלשהי לגבי שכר עבודה של עובד או שעות נוכחות שלו בעבודה.
כיצד בוחרים שעון נוכחות לעסק?
חשוב לדעת כי שעון נוכחות לעסק צריך להיבחר בהתאם לכל עסק באופן ספציפי. שעון נוכחות סטנדרטי ופשוט יספק למעשה מענה לעסקים קטנים יותר שבהם יש מעט עובדים ואילו שעוני נוכחות ביומטריים או אפליקציות של נוכחות הם למעשה אמצעים מתקדמים יותר אשר מסוגלים להעניק את המענה הטוב ביותר גם לעסקים גדולים שבהם יש כמות רבה של עובדים או במקרה שהעובדים לא עובדים במשרדים אלא בשטח.
בבחירת שעון נוכחות עבור עסק, ישנם כמה דברים חשובים שיש לשים עליהם דגש:
ראשית כל, גם אם העסק שלכם הוא בעל עובד אחד בלבד, הרי שחשוב ביותר לבצע רישום מדויק של שעות העבודה שלו. במקרה הזה שעון נוכחות פשוט שיבצע רישום של שעת כניסה ושעת יציאה יספיק. שעון זה יתאים לעסקים שבהם יש מספר עובדים שאינם עובדים כל יום אלא במשמרות אשר משתנות.
שעון נוכחות משוכלל יותר אשר בנוסף לתיעוד של הגעת העובדים למקום העבודה וכן תיעוד של היציאה שלהם ממקום העבודה, יאשר קביעת שעות נוספות, יקזז את זמן ההפסקה וכן פעולות נוספות אשר יחסכו לא מעט זמן למחלקת השכר בעסק שלכם בחישוב ידני, מתאים בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים אשר מעסיקים עובדים קבועים כל יום ומעוניינים בסיכום יומי עבור כל יום עבודה.
שעון נוכחות דומה שמספק סיכום חודשי לעסק יתאים לעסקים קטנים ובינוניים בהם יש גם משמרות לילה הם דבר שבשגרה.
כמובן שמעבר לשעון ניתן למצוא שעונים עם מערכות נוכחות בעלות פונקציות רבות כאשר המטרה שלהם היא לחסוך בזמן עבודה והקלה בכל הנוגע לדוחות נוכחות. ניהול של דוחות אשר כולל ייצוא לתוכנת שכר או למייל, ניהול של ימי העדרויות, ניהול של תיק אישי לכל עובד, חישוב שכר אישי בהתאמה לחוזה מול העובד, סימולטור של שכר מתקדם לצורך חישוב עלויות שכר עתידיות, מערכת ענן אינטרנטית שמאפשרת לצפות בנתוני השכר בכל מקום וכן גיבוי מלא של כלל הנתונים. המערכות הללו מתאימות לעסקים גדולים וכן תאגידי ענק וזאת מכיוון שניתן להתאים אותה באופן אישי עבור כל עסק.
שעוני נוכחות עם טכנולוגיה מתקדמת
לאחר שבוחרים את סוג השעון ניתן למצוא טכנולוגיות מתקדמות ומשוכללות אשר השימוש בהן יאפשר לחשב את שעות העבודה בצורה הקלה ביותר ובהתעסקות מינימלית. מדובר על מערכת ידידותית מאוד לכל משתמש בה. אחת האפשרויות הבולטות ביותר בשוק כיום הן שעות נוכחות ביומטרי או אפליקציית נוכחות, כאשר השעון הביומטרי מחליף את כרטיסי העובד המגנטיים המוכרים או הקשה של מספר עובד. סריקה ביומטרית של טביעת האצבע מתבצעת תוך שנייה וכל מה שהעובד צריך לעשות זה פשוט להניח את האצבע שלו על המשטח הייעודי.
עבור עסקים מסווגים ניתן למצוא שעוני נוכחות עם סיסמא אישית של כל עובד או אפילו זיהוי פנים.
אין ספק שחשוב מאוד לבחור את שעון הנוכחות המתאים ביותר לעסק שלכם שכן, הדבר יכול לסייע לעסק שלכם לפעול בצורה יעילה יותר ולהרוויח לא מעט זמן חשוב וכמובן.
