בכל שנה, רשויות המדינה, תאגידים סטטוטוריים, גופי סמך והרשויות המקומיות, מבצעים התקשרויות, בהיקפים הנאמדים במיליארדי ₪. במרבית המקרים, ההתקשרויות נעשות בדרך של פרסום מכרז – פניה פומבית ויזומה של הגוף, אל כלל העסקים והארגונים, לשם מתן שירותים לאותו הגוף, בתנאים הטובים ביותר עבור הגוף המפרסם. יש לשים לב כי מדובר בתנאים הטובים ביותר – אך לא בהכרח הזולים ביותר.
מכרז – הזדמנות עסקית
התקשרות עם גוף ציבורי, מהווה הזדמנות כלכלית משמעותית לעסק: היא מרחיבה את בסיס הלקוחות, מהווה עוגן להכנסה בטוחה, יציבה וקבועה מהגוף הציבורי, ואף מהווה מעין "תעודת מצויינות" והכרה ביכולותיו ובאיתנותו של העסק, ובכך יכולה אף למשוך לקוחות נוספים. לכן, עסק המעוניין להתקשר עם גוף ציבורי במכרז, צריך להכיר את ההליך המכרזי, את הכללים המנחים, את זכויותיו בהליך, ולהיערך לכך בצורה המיטבית.
אלא שרוב העסקים בישראל, פשוט לא ניגשים למכרזים. חלק מהם, מכיוון שאינם מודעים לעולם המכרזים ולאפשרויות הטמונות בו; חלק מכיוון שאינם חשופים ואינם עוקבים אחר הפרסומים השוטפים של המכרזים; חלק, מחשש שמא אינם גדולים, טובים או איכותיים מספיק; חלק כתוצאה מניסיון שלילי בעבר, בתחום המכרזים; וחלק – כיוון שהם סבורים שהמכרזים בכלל "תפורים".
צ'ק ליסט להגשת הצעה במכרז:
מניסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, רשויות מקומיות ותאגידים עירוניים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה, במקרה של ניסיון לפסול אתכם), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עורך דין מכרזים. עד אז, הכנו עבורכם צ\'ק ליסט קצר, שיוכל לסייע לכם בהגשת הצעתכם למכרז:
- קריאה והבנה:
קראו בעיון רב את מסמכי המכרז ואת הסכם ההתקשרות. נסו להבין לעומק, מה מבקש לקבל, עורך המכרז, וכיצד תוכלו להבליט ולשפר את סיכוייכם במכרז.
נסו לאתר את הנתונים הנדרשים לכם: מידע תכנוני, מידע עסקי, מידע טכני או הנדסי, מידע כלכלי, מידע מהתקשרויות קודמות או נוכחיות של הגוף המפרסם, פסקי דין, חיפוש בגוגל, ועוד. התייעצו עם אנשי המקצוע הנדרשים, וחפשו "מודיעין עסקי".
המלצה: הדפיסו את המסמכים, סמנו את דרישות הסף ואת התנאים המקצועיים והמנהליים, את דרך ההוכחה והאסמכתאות הנדרשות, את המידע הדרוש ואת המועדים השונים, עבור כל שלב בהליך המכרזי ובהתקשרות. התעוררו שאלות ? מצאתם סתירות או פגמים במסמכי המכרז ? גיליתם תנאי סף גבוהים מהנדרש, או שאינם רלוונטיים ? פנו לעורך המכרז בדחיפות.
- יכולת עמידה בתנאי המכרז ובהתקשרות:
בדקו את עצמכם: האם ביכולתכם לעמוד בתנאי המכרז ? האם ההתקשרות המבוקשת רצויה לכם, מבחינה עסקית, כלכלית או אסטרטגית ? מה היתרונות היחסיים של העסק ? מה יתרונות המתחרים ? האם ביכולתכם לספק את השירותים הנדרשים, באופן מעולה, לאורך תקופת ההתקשרות ? האם התמחור, הוגן וסביר ? האם פורסם אומדן למכרז ? האם נדרשים לכם שיתופי פעולה עם בעלי מקצוע נוספים ? האם אתם מעוניינים להתקשר עם הגוף המפרסם ? מה ההכנסה ומה הרווח הצפוי ? אילו קשיים עלולים להיווצר במהלך תקופת ההתקשרות ?
- בדיקת מדדי בחינת ההצעה:
האם הבחירה כוללת מדדי איכות, או מבוססת על הצעת המחיר ? אם הבחירה כוללת מדדי איכות, כיצד ניתן להבליט את היתרונות היחסיים שלכם ? איזה עובדים, שירותים או מוצרים, יש להציב ב"קדמת הבמה", כדי לקבל את הניקוד המירבי במדדי האיכות ?
מומלץ לערוך סימולציות: כיצד ניתן יהיה להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז, בכל תמחור מוצע.
- השתתפות במפגש מציעים:
ככל שנקבע בהליך המכרזי כי ייערך "מפגש מציעים" (לעיתים מכונה גם "סיור קבלנים"), יש לוודא האם ההשתתפות בו הנה חובה. ככל שהמפגש הוא חובה, יש לוודא כי נוכחות הנציג מטעמכם – נרשמה ותועדה. מומלץ להעלות במפגש זה כל שאלה או השגה. פספסתם, מסיבה כלשהי, את מפגש המציעים ? פנו לעורך המכרז בדחיפות, ובקשו לערוך מפגש נוסף.
- הגשת שאלות הבהרה:
ברובם המכריע של המכרזים, מעוגנים הליכי הבהרות פורמליים, הקובעים פרוצדורה שעל פיה רשאים מציעים פוטנציאליים לפנות לגוף המפרסם ולבקש הבהרה של האמור במסמכי המכרז, להגיש השגה על תנאי או על דרישה במכרז, או לבקש שינוי של תנאי או של דרישה. אם אינכם מבינים סעיף או דרישה כלשהם בתנאי המכרז, או אם אתם מוצאים סתירות במסמכים, בהסכם ההתקשרות, בדרישות הביטוח, מומלץ מאד להגיש לעורך המכרז שאלות הבהרה. באמצעות שאלות אלה, ניתן להבהיר נושאים לא מובנים, לנסות לשפר את תנאי המכרז לטובתכם, ולהגיש הצעה מתאימה יותר, בעלת סיכויים טובים יותר לזכייה. לא לשכוח לחתום על תשובות הרשות על שאלות ההבהרה, ולצרף אותן למעטפת ההצעה !
- איסוף כלל המסמכים הנדרשים:
יש להקפיד הקפדה יתרה על צירוף כלל המסמכים שעורך המכרז ביקש. עורכי המכרזים
ובודקי ההצעות, מקפידים על אופן הגשת ההצעות, ועל עמידת המציעים בכל תנאי המכרז. סטיה או השמטה במסמכים שנדרשו, עלולים אף להביא לפסילת ההצעה כולה, על הסף.
מענה מדויק על דרישות עורך המכרז, והצעה שנערכה והוגשה באופן ברור נהיר ונעים לעין, מעידים רבות על איכות המציע ויכולתו לספק את השירותים הנדרשים. לרוב, הצעה מעין זו נוחה לעיונו של בודק המכרז, ועשויה לשפר את סיכויי המציע. הקדישו תשומת לב ל"פרטים הקטנים" !
- בחנו את סוג המסמך (מסמכי "מקור," "נאמן למקור" או "העתק", מסמכים על גבי נייר הלוגו של רו"ח), ועוד.
- הקפידו על חתימות במקומות הנדרשים, תצהירים ואימותי חתימות (ככל שנדרש).
- הקפידו כי הרשיונות, התעודות המסמכים (אישורי מיסים וכו'), יהיו בתוקף במועד האחרון להגשת ההצעות.
- צרפו דף פרופיל המציע, בו ספרו על העסק, על ניסיון העסק ועל ההתאמה המושלמת למתן השירותים.
- אתם מדורגים במדריכים הדירוג המקצועיים ? צרפו להצעה את הפרסומים, הכתבות ואת התעודות.
- בידכם ניסיון רחב מהנדרש מתנאי הסף ? הציגו אותו במסמכי המכרז.
- עשו שימוש במונחים המקצועיים, בהם עשה עורך המכרז שימוש.
- צרפו המלצות מלקוחות, תעודות השכלה, ניסיון, דוגמאות עבודה, אישורים, רישיונות, אישור רכישת מסמכי המכרז, פרוטוקול מפגש מציעים, ביטוחים, ערבות מכרז, מענה לשאלות הבהרה, הסכם ההתקשרות, וכל יתר המסמכים הנדרשים על ידי עורך המכרז.
- ביטוחים: העבירו את טפסי הביטוח הנדרשים אל סוכן הביטוח של העסק, לעיונו ואישורו למול המבטח, מוקדם ככל הניתן. וודאו שיש לכם כיסוי ביטוחי לביצוע העבודות הנדרשות במכרז, בהיקף הנדרש, לכל הפחות.
- אל תתעצלו: כאשר נדרש מילוי טפסים וטבלאות במסמכי המכרז עצמם, אל תפנו את בודק המכרז, אל הנספחים שצרפתם. מלאו בכתב יד נקי וברור, את הנדרש.
(המלצה נוספת: במקרים רבים, עורך המכרז מפרסם טבלה של המסמכים הנדרשים להגשה – יש לסמן ולוודא כי כל המסמכים צורפו. במקרה שלא הוכנה טבלה, מומלץ לערוך לעצמכם רשימת מסמכים מסודרת להגשה, מתוך הוראות המכרז).
- ערבות מכרז:
אין לערוך כל שינוי, בנוסח הערבות שנדרשה על ידי עורך המכרז. על הנוסח להיות זהה לחלוטין, לנוסח המפורסם. יש להקפיד על התאריכים, על שם המשתתף ופרטיו המלאים, הסכומים הנדרשים, ופרטי ההצמדה למדד. פסיקות בתי המשפט מחמירות מאד ביחס לנוסח הערבות, ולרוב קובעות כי, כל שינוי ביחס לנוסח שנדרש (ואף נוסח המיטיב עם הגוף המפרסם), סביר שיפסול את ההצעה, על הסף. התעוררה שאלה, ולו שולית או קטנה, לגבי ערבות המכרז – יש לפנות לעורך המכרז, בכתב.
- הכנת חוברת ההצעה להגשה:
הכינו את מעטפת המסמכים הנדרשים להגשה: הדפיסו את המסמכים הנדרשים, עימדו ותייגו אותם (ואף כרכו), הכניסו את ערבות המכרז המקורית למעטפה, בדקו כיצד יש להגיש אותם (מספר המעטפות, חוצצים, מספר העותקים וכו').
המלצה: סרקו ושמרו את העותק הסופי שבידיכם, טרם ההגשה.
- מעטפת ההצעה:
על מסמכי המכרז להיות מוגשים במעטפות אטומות, שעל גביהן מופיע מספר המכרז (ולעיתים גם שם המכרז), בלבד. אין להוסיף כל סימן או אות, שיכול להצביע על זהות המציע במכרז.
- עקבו אחרי הפרסומים השונים:
לעיתים קרובות, עורך המכרז מפרסם עדכונים, שינויים בתנאי הסף, שינויים בלוחות הזמנים, ביטול או השהיית ההליך המכרזי, מענה לשאלות הבהרה, ועוד. עקבו אחרי הפרסום באתר האינטרנט, בעיתונות, במאגרים (דוגמת GOVO מכרזים, יפעת מכרזים, פרסומי GOV ועוד), באמצעות החברה למשק וכלכלה של השלטון המקומי, ובאמצעות הדוא"ל.
- לוחות זמנים
עמדו בלוחות הזמנים ! הקפידו להיערך להגיע לפני המועד האחרון, להגיש את המסמכים לתיבת המכרזים המתאימה, וקבלו אישור (אם נדרש) לעצם הגשת ההצעה. התייחסו לפעולה של הגשת ההצעה במועד, באותה הרצינות והקפדנות, של הכנת ההצעה – כדי לא לזרוק לפח את שעות העבודה ואת ההוצאות הכספיות הכבדות של הכנת ההצעה, רק בגלל שליח שלא איתר בזמן את תיבת ההצעה.
גישת בתי המשפט, באופן כמעט עקבי, קובעת כי הצעה שהוגשה באיחור, ולו קל – לא תדון ולא תשתתף במכרז.
שירותי עו"ד המתמחה בתחום דיני המכרזים
מנסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, כעורכי דין רשויות מקומיות וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה, במקרה של ניסיון לפסול אתכם), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עו"ד המתמחה בתחום דיני המכרזים.
משרד עורכי דין וולר ושות\' מעניק את השירותים הנחוצים והנדרשים, לצורך הגשת המענה למכרז, ולצורך הגדלת סיכויי הזכיה: בדיקה וניתוח מסמכי המכרז, בדיקת תנאי הסף (והשגה עליהם, במידת הצורך), ניסוח שאלות הבהרה, איסוף המסמכים הנדרשים, בדיקת הערבות הבנקאית, בדיקת ההצעה במכרז, אימות חתימה על מסמכים, ועוד. בנוסף, משרדנו מסייע לערער או להגן על תוצאות זכיה של מתמודדים, באמצעות בדיקת מעטפות ההצעות שהוגשו במכרז ואיתור ליקויים ופגמים אצל המתחרים, דרישה או עתירה לביטול זכיה, וייצוג בשימועים. מוזמנים לצלצל עכשיו 04-8662067, ונשמח לסייע.
