מספר האורחים באירוע משפיע באופן ישיר על העלויות כך שחשוב שתדעו כמה אורחים מתכוונים להשתתף באירוע. אישורי הגעה לאירועים נחוצים גם בעבור אירועים פרטיים וגם עבור אירועים עסקיים. את אישורי ההגעה לאירוע כדאי לפעול לקבל מהאורחים כשבוע עד מספר ימים טרם מועד האירוע. ככל שסבב אישורי האירוע מתבצע יותר מאוחר (בסמיכות למועד האירוע) כך הנתונים יותר מדויקים.
כיצד מתבצע בפועל נוהל אישור ההגעה לאירוע?
בשל הרגישות שמתלווה לאישורי ההגעה נהוג לשכור חברה חיצונית לביצוע המשימה. כל שעליכם לעשות זה להפקיד את המשימה בידיים של חברה אמינה ומקצועית. לטובת אישור ההגעה תתבקשו להעביר אל החברה את רשימת האורחים כולל פרטי התקשרות. בהתאם לנתוני ההגעה תבצעו שינויים בהפקת האירוע או תפעלו לעידוד נוכחות באירוע. סבב אישורי ההגעה נדרש להיערכות נכונה וחסכונית, את האוכל, השתייה, מקומות הישיבה וגם מספר של דיילים לאירועים נעדכן בהתאם לנתוני ההגעה העדכניים.
יתרונות של אישורי הגעה עם חברה חיצונית
אם בעבר נהוג היה להסתמך על אישורי ההגעה שניתנים ביוזמת האורחים, כיום כבר ידוע שהנתונים הללו אינם מדויקים. אין כל סיבה לבזבז זמן עבודה יקר של עוזרי הפקה כאשר ניתן לבחור בפתרון יעיל וזול יותר. הפקדת משימת אישורי ההגעה בידי חברה חיצונית משיגה את התוצאות הטובות ביותר. האורחים נוטים לספק לגורם חיצוני ואובייקטיבי את התשובה הכנה ביותר. אותם אורחים שיחששו להודות בפני בעל האירוע שאין בכוונתם להגיע יספקו לגורם חיצוני תשובה כנה.
פרמטרים שמשפיעים על הגעה לאירועים
- היום בשבוע בו מתקיים האירוע
- מזג האוויר
- עומס של אירועים
- המיקום של האירוע
- אירועים בלתי צפויים
על מנת להבטיח נוכחות מרבית באירוע יש לבחור נכון את המועד. עליכם לבחון תאריכים של אירועים אחרים באותו השבוע כולל משחקי ספורט חשובים וחגים. בעונת השיא של האירועים קיים סיכוי לפגיעה באחוזה ההגעה בשל אירוע נוסף שמתקיים באותו היום. להגדלת אחוזי ההגעה עדכנו את האורחים במועד האירוע בהקדם האפשרי, כדאי לבקש מהאורחים "לשמור" את התאריך עבור האירוע מספר חודשים מראש.
אישורי הגעה בהודעת SMS
הטכנולוגיה החדישה מאפשרת שליחת בקשת אישורי הגעה לאירועים לכלל האורחים בלחיצת כפתור. על אף הפשטות של התהליך, עוזרי הפקה מנוסים אינם ממהרים להעדיף את האישור הממוחשב על פני אישור הגעה בשיחה טלפון מול דיילים לאירועים. מחפשים חברת אישורי הגעה לאירועים? עם חברת ביזנס קלאס דיילות צוות שירות אדיב יוצר קשר עם כל האורחים שלכם, מזין את כל הנתונים בטבלה ומעביר אליכם רשימה עדכנית. חברת ביזנס קלאס דיילות היא חברה שאתם יכולים לסמוך עליה.
